Le changement de syndic de copropriété est une décision importante dans la vie d’une association de copropriétaires. Qu’il soit motivé par un besoin accru de transparence, une meilleure réactivité, ou la recherche d’une gestion plus adaptée de la copropriété, ce changement peut intervenir lors de l’Assemblée Générale annuelle ou en cours d’année.
Il est toutefois essentiel de respecter la procédure légale applicable et d’anticiper la transition afin d’assurer une continuité efficace de la gestion et d’éviter toute difficulté administrative ou comptable.
1. Changer de syndic lors de l’Assemblée Générale annuelle
L’Assemblée Générale ordinaire de copropriété constitue le moment privilégié pour réévaluer la gestion de l’immeuble et envisager un changement de syndic. À cette occasion, les copropriétaires peuvent soit renouveler, soit ne pas renouveler le mandat du syndic en place, et procéder à la désignation d’un nouveau syndic à la majorité absolue, soit 50 % + 1 voix des copropriétaires présents ou représentés.
Deux situations peuvent se présenter. Lorsque le mandat du syndic arrive à échéance, la question figure généralement à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. En revanche, si le mandat est toujours en cours mais que certains copropriétaires souhaitent néanmoins soumettre un changement au vote, ils doivent demander par écrit l’inscription du point à l’ordre du jour, au moins trois semaines avant la date prévue de l’Assemblée Générale, conformément aux dispositions du Code civil belge relatives à la copropriété
2. Changer de syndic en cours d’année : l’Assemblée Générale extraordinaire
Le changement de syndic en cours de mandat est possible en convoquant une Assemblée Générale extraordinaire (AGE). Cette procédure permet aux copropriétaires de remplacer le syndic avant l’échéance normale de son mandat, sous réserve du respect des conditions légales prévues par le Code civil belge.
La demande de convocation doit être initiée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 20 % des quotes-parts et être adressée par courrier recommandé au syndic en fonction. À compter de cette demande, le syndic dispose d’un délai de 30 jours pour convoquer l’Assemblée Générale extraordinaire.
À défaut de convocation dans ce délai, l’un des copropriétaires signataires est autorisé à convoquer lui-même l’Assemblée Générale, à condition de respecter strictement les formes légales, notamment en matière de délais, de mode d’envoi et de transmission des documents annexes.
(Téléchargement du modèle de convocation)
3. L’Assemblée et le procès-verbal : validation officielle du changement
À l’issue de l’Assemblée Générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, le procès-verbal d’AG formalise la désignation du nouveau syndic de copropriété. Ce document officiel doit impérativement mentionner le nom du syndic, ses coordonnées complètes, son représentant légal, ainsi que la date de prise d’effet du mandat. Il doit également être signé par le président de séance, le secrétaire et les copropriétaires présents, conformément aux exigences légales.
Il est recommandé de transmettre sans délai une copie du procès-verbal au nouveau syndic, afin de lui permettre d’entrer rapidement en fonction et d’engager les démarches nécessaires à la reprise de la gestion de la copropriété.
(Téléchargement du modèle du PV)
4. La passation entre syndics
Dès réception du procès-verbal de l’Assemblée Générale, le nouveau syndic de copropriété prend contact avec le syndic sortant afin d’organiser la passation des dossiers et la reprise complète de la gestion de l’immeuble.
Conformément aux délais légaux, le syndic sortant dispose de 30 jours pour transmettre l’ensemble des documents de la copropriété, incluant les archives administratives, les contrats en cours, les comptes et extraits bancaires, ainsi que les documents financiers. Il doit également remettre les dossiers de travaux, les sinistres et les contentieux en cours, afin de garantir une continuité de gestion et une transition fluide entre syndics.
5. Points de vigilance avant de changer de syndic
Avant d’engager un changement de syndic de copropriété, il est essentiel de s’assurer du soutien majoritaire des copropriétaires, condition indispensable à l’adoption de la décision en Assemblée Générale. Il convient également d’analyser attentivement le contrat du syndic en place, notamment la durée du mandat, les modalités de préavis et l’existence éventuelle d’indemnités de rupture.
Lorsque les copropriétaires organisent eux-mêmes l’Assemblée Générale, ils doivent veiller à respecter strictement les règles de convocation prévues par la loi, tant en termes de délais que de forme. Enfin, la préparation d’une liste de présence, destinée à être annexée au procès-verbal, est indispensable afin de garantir la validité des décisions prises et la sécurité juridique de la procédure.
6. Bien préparer la transition
La réussite d’un changement de syndic de copropriété repose avant tout sur une transition bien préparée. Celle-ci implique une communication claire et transparente avec l’ensemble des copropriétaires, une coordination efficace pour l’élaboration de l’ordre du jour et l’organisation de l’Assemblée Générale, ainsi qu’un choix réfléchi du nouveau syndic, en adéquation avec les besoins réels de l’immeuble.
En résumé, changer de syndic est non seulement possible, mais parfois nécessaire pour améliorer la gestion, la transparence et la qualité de vie en copropriété. Pour que cette transition constitue un nouveau départ positif, il est indispensable de suivre les étapes dans le bon ordre, de respecter la législation applicable et le règlement de copropriété, d’impliquer les copropriétaires dès le début du processus et de sélectionner un syndic professionnel, compétent et disponible, capable d’assurer une gestion durable et efficace de la copropriété.
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