Missions légales du syndic
Le syndic de copropriété exerce des missions clairement définies par la loi, dans l’intérêt de l’association des copropriétaires (ACP). Son rôle consiste notamment à convoquer les Assemblées Générales, à exécuter les décisions votées, à gérer les comptes et la comptabilité de la copropriété, à tenir à jour le registre des copropriétaires, à assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble, ainsi qu’à représenter l’ACP en justice lorsque cela est nécessaire. Ces missions garantissent une gestion administrative, financière et technique conforme au cadre légal.
En revanche, le syndic de copropriété n’a pas vocation à intervenir dans toutes les situations individuelles. Il ne tranche pas les conflits entre copropriétaires, ne gère pas les relations entre bailleur et locataire, et ne prend aucune décision à la place de l’Assemblée Générale, seul organe décisionnel de la copropriété. Le syndic ne réalise pas non plus de missions d’expertise technique ou juridique, ne surveille pas les parties privatives et ne gère pas la copropriété de manière personnalisée ou « à la carte » pour chaque copropriétaire.
Cette distinction claire entre ce que fait le syndic et ce qui relève des copropriétaires ou de l’Assemblée Générale est essentielle pour comprendre le rôle du syndic, éviter les malentendus et garantir une gestion équilibrée et transparente de la copropriété.
Rôle et responsabilités du syndic
En vertu de l’article 3.89 du Code civil belge, le syndic de copropriété est l’organe exécutif de l’association des copropriétaires (ACP). À ce titre, il est chargé de mettre en œuvre les décisions adoptées par l’Assemblée Générale (AG), dans les délais et selon les modalités fixées par les copropriétaires. Son rôle est donc un rôle d’exécution, et non de décision.
Dans ce cadre, les missions légales du syndic comprennent notamment la rédaction et la diffusion des procès-verbaux d’Assemblée Générale, l’inscription des décisions dans le registre des procès-verbaux, consultable par les copropriétaires, ainsi que l’exécution matérielle des résolutions votées. Le syndic agit exclusivement dans le cadre défini par l’AG et par son contrat de syndic.
Le syndic ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel propre, sauf dans des situations strictement encadrées par la loi. Il peut engager seul l’ACP uniquement dans deux hypothèses précises : en cas de mesures conservatoires ou administratives urgentes, ou lorsqu’il bénéficie d’un mandat préalable de l’Assemblée Générale, assorti d’un plafond d’intervention autonome clairement défini. En dehors de ces cas, toute initiative engageant la copropriété nécessite une autorisation expresse de l’AG.
Travaux et sinistres en copropriété
Le syndic de copropriété assure la coordination des travaux votés en Assemblée Générale, qu’il s’agisse de travaux d’entretien, de rénovation ou de mise en conformité. Pour les projets complexes, il peut être assisté par un copropriétaire délégué ou par un expert, désigné par l’AG.
Il est également responsable de la gestion des sinistres affectant les parties communes ou plusieurs lots privatifs. Dans ce contexte, le syndic agit comme gestionnaire de l’assurance collective, en lien avec les compagnies d’assurance, les experts et les occupants concernés. Les sinistres strictement privatifs relèvent du copropriétaire concerné, lequel doit toutefois informer le syndic lorsqu’un impact sur les parties communes est possible.
Comptabilité et décomptes de copropriété
Le syndic tient une comptabilité distincte et propre à la copropriété, conformément aux règles légales. Chaque copropriétaire reçoit un décompte périodique, généralement trimestriel et/ou annuel, reprenant les dépenses réelles, les provisions versées et le solde à payer ou à rembourser. Ces comptes doivent être soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale, qui décide d’accorder ou non la décharge au syndic, clôturant ainsi l’exercice comptable.
Ce cadre légal précis permet de garantir une gestion transparente, contrôlée et conforme de la copropriété, tout en rappelant clairement les limites du rôle du syndic.
Commissaire aux comptes
Le commissaire aux comptes de copropriété est désigné annuellement par l’Assemblée Générale afin de contrôler la gestion comptable du syndic. Sa mission consiste à examiner les pièces comptables, à vérifier les soldes, les écritures et la cohérence des comptes, puis à présenter un rapport à l’Assemblée Générale.
Par son intervention, le commissaire aux comptes contribue à renforcer la transparence financière, la confiance entre les copropriétaires et le contrôle démocratique de la gestion du syndic. Il doit exercer sa mission avec neutralité, indépendance, transparence et diligence.
Conseil de copropriété
Le conseil de copropriété est un organe consultatif, élu par l’Assemblée Générale, dont le rôle est d’assister et de contrôler le syndic dans l’exercice de ses missions. Il émet des avis, formule des recommandations et agit comme relais des préoccupations des copropriétaires auprès du syndic.
La constitution d’un conseil de copropriété est obligatoire dans les copropriétés d’au moins 20 lots, mais il peut également être mis en place volontairement dans les copropriétés de plus petite taille, sur décision de l’Assemblée Générale. Son fonctionnement contribue à une gestion plus participative et transparente de la copropriété.
Fonctionnement de l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale de copropriété (AG) est l’organe souverain de l’association des copropriétaires, régi par les dispositions du Code civil belge. Elle se réunit au minimum une fois par an afin d’approuver les comptes, de voter le budget, de décider des travaux, et plus généralement de prendre toutes les décisions essentielles à la vie de l’immeuble.
Les décisions de l’Assemblée Générale sont adoptées selon des règles de majorité absolue ou qualifiée, en fonction de leur nature, et s’imposent à l’ensemble des copropriétaires, qu’ils aient été présents, représentés ou absents. Les convocations à l’AG sont en principe envoyées par courrier recommandé, sauf si le copropriétaire a expressément accepté la communication par voie électronique, conformément à la législation en vigueur.
Ce cadre organisationnel garantit une gestion structurée, légale et collective de la copropriété, fondée sur la transparence et la participation des copropriétaires.
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