Je change de locataire et j’ai besoin de nouvelles plaquettes, que dois-je faire ?
Pour obtenir de nouvelles plaquettes (sonnette, boîte aux lettres, etc.) suite à un changement de locataire, remplissez soigneusement le formulaire prévu (en cliquant ici) et envoyez-le idéalement via votre extranet (onglet « Demande »), ou par courriel à l’adresse du syndic. Une demande complète et transmise par les canaux recommandés permet un traitement plus rapide.
Je suis propriétaire bailleur et je dois répartir les charges locatives. Que dois-je savoir ?
La répartition des charges locatives entre le propriétaire et le locataire n’est pas de la responsabilité du syndic. Il appartient exclusivement au propriétaire bailleur de déterminer quelles charges peuvent être imputées au locataire, sur base :
- des clauses prévues dans le contrat de bail,
- et de la législation applicable en matière de charges récupérables.
Le syndic n’a pas connaissance des dispositions spécifiques de chaque bail et ne peut donc pas effectuer cette répartition de manière contractuelle ou juridiquement contraignante. À titre purement indicatif, le syndic fournit toutefois une colonne “charges occupants” dans le décompte individuel annuel. Cette colonne, située à l’extrême droite du décompte, permet au propriétaire d’estimer les charges généralement supportées par l’occupant, sans valeur contractuelle.
Comment répartir les charges locatives si le décompte est annuel ?
Lorsque le décompte de copropriété est établi sur une base annuelle, la pratique la plus courante consiste à appliquer un calcul au prorata temporis. Les charges sont alors réparties en fonction de la période réelle d’occupation du logement, et le propriétaire adapte en conséquence le décompte locatif transmis à son locataire. Cette méthode permet de simplifier la gestion tout en restant conforme aux usages en matière de gestion locative.
Mon appartement est inoccupé : dois-je quand même payer les charges ?
Oui. Que l’appartement soit loué ou inoccupé, le propriétaire reste tenu au paiement de l’ensemble des charges de copropriété. L’inoccupation du logement n’exonère jamais le copropriétaire de ses obligations financières envers la copropriété.
Comment gérer les périodes de vacance locative dans le décompte ?
En cas de vacance locative, il appartient au propriétaire bailleur de déterminer précisément la période d’inoccupation du logement et, le cas échéant, d’en tenir compte dans l’établissement du décompte locatif. Les charges non récupérables, ainsi que celles directement liées à l’absence de locataire, restent intégralement à charge du propriétaire.
Besoin d’aide pour la répartition des charges locatives ou la gestion locative ?
La répartition des charges locatives, le calcul des proratas et la gestion des périodes de vacance locative peuvent rapidement devenir complexes pour un propriétaire bailleur.
Adal propose un service de gestion locative complet, comprenant notamment l’établissement des décomptes locatifs, une répartition des charges conforme à la législation, le suivi des périodes d’occupation et d’inoccupation, ainsi qu’une gestion administrative sécurisée pour le propriétaire. Contactez-nous pour une gestion locative claire, conforme et sans souci.
Le chauffage est collectif et je change de locataire (ou je vends mon appartement). Que dois-je faire pour un relevé intermédiaire ?
En cas de changement d’occupant (locataire ou propriétaire) dans un immeuble à chauffage collectif, il est fortement recommandé de relever les index de chauffage et d’eau au moment du départ de l’occupant sortant. Cela permet de séparer les consommations entre les deux occupants lors du décompte annuel.
Comment procéder ?
Il vous suffit de nous transmettre un écrit, par courrier ou par e-mail, en précisant le code de l’immeuble (ou, à défaut, son adresse complète), le code ou le numéro de votre appartement, ainsi que la date exacte du changement d’occupant.
À défaut de communication de ces informations, le syndic ne sera pas en mesure d’effectuer une séparation des consommations et ne pourra être tenu responsable d’un défaut de transmission.
Comment bien communiquer avec le syndic de copropriété ? Quelles sont les bonnes pratiques ?
Une communication efficace avec le syndic de copropriété repose avant tout sur des échanges clairs, structurés et respectueux. Le syndic gère la copropriété pour le compte de l’association des copropriétaires (ACP) et traite un volume important de demandes. Pour garantir un suivi optimal, il est recommandé de formuler les demandes par écrit, de manière précise, en indiquant les références utiles (immeuble, lot, objet de la demande) et d’utiliser en priorité les canaux officiels mis à disposition, tels que l’extranet copropriétaire ou l’adresse e-mail dédiée.
Dois-je contacter le syndic pour toute question ?
Non. Avant de contacter le syndic de copropriété, il est conseillé de consulter les informations déjà disponibles, telles que le règlement de copropriété, les procès-verbaux d’Assemblées Générales, les décomptes, les appels de fonds ou les documents accessibles via l’extranet. Lorsque l’information est déjà communiquée ou consultable, le syndic ne peut être tenu responsable d’un défaut de lecture ou de consultation de ces documents par le copropriétaire.
Quel est le délai normal de réponse à un e-mail ?
En règle générale, vous recevrez une réponse dans un délai de 2 à 5 jours ouvrables. En période de forte charge, ce délai peut s’allonger légèrement. À noter : aucune loi n’impose un délai de réponse à un e-mail ou courrier, sauf cas particuliers (courriers recommandés dans un cadre juridique, par exemple).
Le syndic est-il responsable de tous les problèmes en copropriété?
Le syndic n’est pas responsable de l’ensemble des situations individuelles rencontrées en copropriété. Son rôle est strictement encadré par la loi et consiste à exécuter les décisions de l’Assemblée Générale, à gérer les parties communes et à assurer la gestion administrative, financière et technique de l’immeuble. Les conflits entre copropriétaires, les relations bailleur-locataire, les questions relevant des parties privatives ou les décisions qui relèvent de l’Assemblée Générale ne relèvent pas de la responsabilité du syndic.
Comment formuler une demande efficace au syndic?
Pour une demande efficace et traitée rapidement, il est recommandé de :
- vérifier au préalable si l’information n’est pas déjà disponible,
- exposer clairement l’objet de la demande,
- fournir les éléments nécessaires à son traitement (lot concerné, dates, documents utiles),
- regrouper les questions similaires dans un seul message.
Cette approche permet au syndic de traiter les demandes plus rapidement et d’assurer une gestion plus fluide de la copropriété.
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